为使档案管理实现科学化、规范化及标准化，保存沈阳站的历史资料、数据记录、科研成果、文件材料，有效利用和保护知识产权，特制定本制度。沈阳站档案管理由站务秘书负责。

1. 作为CERN所属生态研究站，沈阳站有采集观测数据并向CERN管理部门提供有关数据的义务，同时也有权获得CERN管理的相关数据；

2. 对CERN监测数据知识产权的保护和共享应遵守沈阳应用生态研究所和CERN的有关规定，保护数据获得方和使用方的权益。非权利人员查询数据需经数据负责人同意，数据管理人员无权与他人交换数据或为他人提供数据；未经数据负责人同意公开的数据，不能随意调用；

3. 课题组在站研究成果的知识产权为课题组所有，但在成果作者单位处请标注“中国科学院沈阳生态实验站（辽宁沈阳农田生态系统国家野外科学观测研究站，National Field Observation and Research Station of Shenyang Agro-ecosystems）”。研究工作所获得的基础数据有义务和沈阳站共享作为研究成果，CERN及沈阳站也有义务保证这些数据不被非法使用。课题组依托在站研究工作的获批项目、发表论文、授权专利、奖励和论著等请及时向沈阳站提交，以便于归纳存档、上报总结及检查验收；

4. 沈阳站的档案分为人事档案、文件档案、监测资料档案等。归档范围包括重要的会议材料、会议记录、数据资料、CERN年度总结、科研项目批复文件、研究生论文、专利与获奖成果、仪器设备档案、试验用地申请书和协议书、站区基本建设资料、劳动与工资合同、沈阳站与有关单位签订的合同、样品库档案，耕地田间管理资料和外事活动档案等，归档的文件材料应完整、准确、系统，文件书写和载体材料应能耐久保存；

5. 文件材料整理应符合规范，遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，文档和电子文件应合一归档，便于保管和利用；

6. 档案管理人员应按照有关规定做好材料的收集、整理、分类、归档等工作。按照归档范围和要求，将相关材料按时归档，并保证档案的完整与安全，工作变动后应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁；

7. 档案实行严格的借阅制度，借阅档案必须由站长批准。借阅者应确保档案的完整性，对档案内容必须严格保密，如有遗失必须及时汇报并追究责任。